各单位：

为保证学校各年度形成的档案材料及时归档，确保档案材料齐全、完整、安全。根据《广东技术师范大学档案管理办法》（广师大[2019]359号）以及《广东技术师范大学各类档案工作规范》（广师大[2019]361号）有关规定，现就做好2026年度各类档案材料的移交工作通知如下：

一、文书档案

2026年度产生的具有长期保存及利用价值的文件材料（含：移交目录、档案实体、电子文件），请各部门兼职档案员完成收集整理后，于2027年3月31日前一并移交学校档案馆综合档案室。移交的档案材料要求剔除重复，核对是否为最终稿，是否有领导签字或部门印章等。各部门要将有长期保存及利用价值的文件材料整理归档、分类立卷并将文件目录录入学校档案管理系统建立的档案类目中，同时上传电子文档。

二、学籍档案

各类毕业生（含硕士研究生、全日制本专科生、成教生、留学生、国际生），在完成完整培养周期后（入学至毕业），由各二级学院、教学点兼职档案员或教务员整理学籍登记表、学生历年学习成绩表，按规范编制档案移交目录，连同档案实体一并移交至研究生院、教务部、继续教育学院、国际教育学院等对应职能部门兼职档案员办理移交验收。各职能部门兼职档案员完成汇总后，统一向学校档案馆综合档案室移交。具体移交要求如下：

1.成绩单页数多于一页的，须单面打印，每页均加盖印章，印章清晰完整，不能遮挡纸张上面的关键数据；

2.各学院报送的学生学籍表、成绩单（原件）一式两份，一份移交档案馆综合档案室存档，一份移交档案馆学生档案室归入学生个人档案。

三、基建档案

基建项目档案材料以专题性、成套性为原则，在工程竣工后，由基建部门立卷，在项目完成并通过鉴定验收后3个月内将档案目录向学校档案馆综合档案室移交，并在两年内将档案实体向学校档案馆综合档案室移交。

四、科研档案

科研档案材料以专题性、成套性为原则，由科研部门立卷，研究课题材料在鉴定验收后2个月内向学校档案馆综合档案室移交。

五、实物档案

在每项活动中产生的省级以上的实物档案如奖状、奖杯、奖旗等，在活动结束后3个月内向学校档案馆综合档案室移交。

六、声像档案

各单位形成的具有保存价值的照片（包括底片、刻录光盘）、影片、唱片、录音带、录像等为载体，并辅以文字说明的声像档案材料，于每年3月31日之前一并移交学校档案馆综合档案室。已完成2026届毕业生合影工作的学院，请于2026年12月31日前，将学生毕业集体照（含纸质版和电子版，并注明毕业生的院系、届别、专业名称及姓名等基本信息），移交学校档案馆综合档案室。

七、学生档案

有关学生个人档案材料，由相关职能部门、各学院按学生档案管理相关规定，及时移交学校档案馆学生档案室。

以上各类档案在移交前，请各单位兼职档案员按文件字号或生成时间顺序预立卷，并按照类别将归档文件目录录入学校档案管理系统中所创建的档案类目文件夹中，同时上传电子文档。档案实体移交前在档案管理系统中打印一式两份案卷移交目录，经部门盖章并由经手人签名后连同材料实体和电子文档备份件一并移交档案馆相关科室。

请各单位分管档案工作的负责人督促本单位兼职档案员做好2026年度档案材料的归档和移交工作，学校档案馆将根据工作需要给予协助和指导。

 

综合档案室：东校区工业中心618（电话 ：38256603）

学生档案室：东校区工业中心1.5层2A07 （电话：38265480）

河源校区唯实楼408（联系人：钟老师）

 

 

                                           学校档案馆

                            2026年10月21日