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广东技术师范学院档案全宗指南

(2010-2013年)

一、学院基本概况:

广东技术师范学院是一所以本科教育为主具有硕士学位授予权的省属全日制普通高校。前身为广东民族学院,创办于1957年10月16日,1977年开始招收本科生,1982年获学士学位授予权。1998年学校更名为广东职业技术师范学院,2002年更名为广东技术师范学院。2002年、2005年,原广东机械学校、原广东省经济管理干部学院和广东省财贸管理干部学院先后并入学院。2006年经国务院学位委员会批准为硕士学位授予权单位,并具备招收留学生资格。学院融民族教育、普通高等教育、职业技术教育为一体,以科学发展观为指导,坚持“面向职教、服务职教、引领职教”的办学定位,利用学院具有的硕士学位、学士学位授予权、以及面向职教的师范教育和多学科协调发展的优势,着力培养“学科专业基础扎实、实践动手能力强和具有创新精神”的高素质职教师资和应用型高级专门人才,力争把学院建设成为国内同类院校领先的具有一定国际影响的职业技术师范大学。

学院经过50多年的建设和发展,办学条件与教学环境优良,师资力量日渐雄厚。学院现有教职工1327人,其中专任教师和研究人员888人,具有教授等高级职称教师132人,副教授等副高职称教师309人,具有博士、硕士学位教师677人。有近百位教师荣获“全国模范教师”、“全国优秀教师”、“南粤优秀教师”等荣誉称号。学院目前拥有一批有较强实力的科研机构、实验室及培训基地,设有广东省工业实训中心、电气工程虚拟演练省级重点实验室、省级“光机电一体化”研究型重点实验室和高等职业技术数字化教育教学资源中心;设有高教职教研究所、民族研究所等多个科研机构。先后被国家教育部、财政部、省教育厅选定为“全国大学生文化素质教育基地”、“全国职业教育师资培训重点建设基地”、“国家技能型紧缺人才培养培训院校”、“广东省高技能人才实训基地”、“广东省中职校长培训中心”、“广东省中小学教师继续教育基地”等。

学院的主要任务是为国内各级各类中职和高职院校培养师资,五十多年来学院办学宗旨是立足广东,面向全国,以职业技术师范教育为重点,形成了以多学科协调发展的学科专业体系。学院目前拥有民族学、马克思主义民族理论与政策、中国少数民族经济、中国少数民族历史、中国少数民族艺术、职业技术教育学、中国现当代文学、系统理论8个硕士学位授权学科。学院设有电子与信息学院、管理学院、计算机科学学院、教育技术与传播学院、教育学院、会计学院、美术学院、民族学院、文学院、外国语学院、经济与贸易学院、机电学院、自动化学院、政法学院、音乐学院15个二级学院,以及社会科学部、大学英语部、体育部等3个教学部和省级示范性软件学院,共有4个硕士学位授予点(其中民族学为一级学科授予点,三个学科获职教师资硕士招收资格),52个本科专业,学科覆盖理学、工学、经济学、管理学、文学、教育学、法学、历史、艺术等九大学科门类。学院面向广东、广西、海南、河南、湖南、湖北、江苏、江西、山东、山西、陕西、新疆、内蒙、黑龙江、甘肃、云南、贵州、福建、辽宁等19个省市区招生。学院现有统招研究生185人,在职攻读学位研究生188人;全日制普通在校本科生15066人,普通在校专科生720人;成教本科生2558人,成教专科生10474人;外国留学生206人。广东技术师范学院天河学院是我院主办的独立设置的全日制民办本科二级学院。

学院建校五十多年来,治学严谨,秉承“厚德博学 唯实求新”的校训精神,坚持“以德为行 以学为上”的教育理念,形成了“校以育人为本、师以严教为业、生以成才为志”的优良校风、教风、学风,实施“教学育人、实践育人、文化育人”三位一体的教育理念和“课堂教学、技能训练、社会实践”三位一体的教学模式,着力培养高层次应用型人才。至目前止,我院已为国家培养了7万多名学历教育毕业生和6万多名非学历教育学生,各类非学历教育培训9万多人。广大校友为国家的繁荣富强作出了巨大的贡献,同时也为母校赢得了荣誉。

二、档案工作机构设置:

为了实现我院档案工作的统一领导、统一管理,学院于一九九四年设立综合档案室,一九九六年正式成立综合档案室,直属学院办公室领导。二00八年学院设立档案馆机构编制,并于二0一一年正式组建档案馆,学院将干部档案和学生学籍档案归入档案馆,下设综合档案科、干部档案科、学生档案科。学院档案馆工作由院长分管,作为学院独立的教辅单位,学校各部、处及二级学院均设一位领导分管本单位档案工作,设兼职档案员66人具体负责本部门档案管理工作,建立了学院档案工作管理队伍网络体系。为保证档案馆馆藏档案的质量,学院设立档案鉴定小组,负责馆藏各门类档案收集归档与销毁的鉴定工作。

学院档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存全校各门类档案信息的基地。它的工作性质是储藏学院档案资源,维护学院历史真实面貌,充分发挥档案信息资源的作用。其建设目标是为学院建立和开发各门类档案信息资源,使之成为信息中心,并建设成为数字化档案馆。档案馆的工作职能与任务是组织开展全校档案工作,集中统一管理学院各门类档案资料,维护学院档案的完整与安全,维护学院历史;建立、健全学院档案工作规章制度;指导、监督、检查校内各单位、各部门进行档案立卷归档工作,负责全校各门类档案的接收、整理、保管、鉴定、利用、统计、销毁等工作;积极开展档案信息开发与提供利用工作,更好地为学院各项工作服务,为学院领导服务,为学院师生服务。同时积极开展全院专兼职档案工作人员的业务培训与档案的学术研究和交流活动等。

三、档案馆基本情况:

学院于一九九六年根据《高等学校档案工作规范》,按照档案集中统一管理的原则,改变过去各门类档案分散在各职能部门管理状况,建立了学院综合档案室,逐步实现了学校各门类档案集中统一管理,并步入制度化、规范化、标准化管理轨道,且于一九九八年获省特级档案综合档案管理单位,二00一年获普通高等学校档案工作达标升级优秀单位,二00二年再次通过省特级档案综合档案管理单位的复评,并分别在二00六—二00七年两年获省直档案年度评估优秀单位,二0一0年获省直档案年度评估良好单位。近年来,学院档案馆认真贯彻执行《档案法》,教育部颁布的“27号令”及《高等学校档案工作规范》,根据本院实际修订与制定了各门类、各专业档案的管理规定:《档案馆工作规范》、《档案管理办法》、《各门类档案分类法》、《电子文档管理办法》、《部门档案预立卷制度》、《档案馆工作与利用流程》,《档案保密制度》、《岗位职责》、《档案借阅制度》及干部、学生学籍档案管理制度及档案收集归档、查阅利用工作流程等等,依法治档,有效实施制度化、规范化、标准化管理。

为保证档案管理工作在标准与规范化建设下不断进步与发展,学院在人、财、物等方面给予大力支持,技术力量不断增强,自成立综合档案室以来由原来仅有的2名档案人员增至并校后的5名,发展到现成立档案馆后配备专职档案员9人,其中副研究馆员4人,中级职称4人,初级职称1人;研究生学历1人,本科学历8人;进一步优化了专职档案管理队伍的知识结构、专业结构,增强了档案管理队伍的业务水平和管理能力。学院2010—2013年在经费上给予大力支持,每年财务预算内拨出档案专项经费,近年共计拨出27万多元,保证档案工作的正常开展。同时办公条件不断改善,注重档案馆馆舍的建设与发展,库房面积由十几平方米增至现在的近500平方米,而且在新校区建设规划中设计为档案馆的独立办公楼。现各校区档案工作室与库房配有相应的计算机、复印机、扫描仪、打印机、照相机、空调、去湿机、温湿度表、档案柜、安全监控与消防设备等基础设施,保证了档案工作的安全和有序进行,促进了档案工作的可持续发展。

四、档案馆馆藏全宗介绍:

学院档案馆保存的综合类档案,反映了本院教学、科研和党政管理等方面的历史面貌,记录了我院创建、停办、复办与几度搬迁及发展的全部历程。根据教育部第“27号令”以及《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》的规定,学院综合类档案依据本院的实际情况,分别建立了十三个门类:党群类、行政类、教学类、科研技术研究类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财务类、声像类、实物类、人物档案、已故人员类档案。另外两类专门档案:干部档案类,负责学院所有在职教职工及离退休人员档案的收集、整理、利用与保管等管理工作。学生学籍档案类,负责全院学生个人档案的收集、整理、利用、保管与传递等管理工作。

学院档案档案馆馆藏综合类档案,现由合并的四个不同院校的档案全宗组成。2002年、2005年,原广东机械学校、原广东省经济管理干部学院和广东省财贸管理干部学院先后并入学院,并入后各合并院校保留原学校档案全宗不变,维护原有档案管理的历史原貌和属性与完整。原广东民族学院和广东技术师范学院档案全宗号为QZ1,原广东省经济管理干部学院档案全宗号为QZ2;原广东省财贸管理干部学院档案全宗号为QZ3;原广东机械学校档案全宗号为QZ4。因办学条件的限制,其档案馆馆藏档案各全宗档案现均分散在原校区综合档案室保存,由专职档案员负责管理与保管利用等工作。

1.综合档案各门类档案内容:

党群类档案主要是反映学院党群各部门的工作计划、规划、总结、规章制度、大事记等文件材料。

行政类档案主要反映学院行政各职职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的各种文件材料。

教学类档案主要反映学院教务处、学生处及各二级学院、教学部在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的具有保存价值的文字图表及声像载体材料。

科研技术研究类档案主要反映学院各部门在科学研究管理和实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

基本建设类档案主要反映学院基建部门在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文字、图像载体材料。

仪器设备类档案主要反映学院各部门的各种精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等活动中产生的具有保存价值的文件材料。

出版类档案主要反映学院出版的学报、报刊等各种出版物的内容、样式和发行范围。

外事类档案主要反映学院与境外高等学院科研机构及个人在教育、科技、学术交流、人才交流及友好的往来等涉外活动。

财会类档案主要反映学院职能 部门在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿、报表、工资册等材料。

声像类档案主要反映学院各项工作活动和历史发展具有保存价值的各种音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

实物类档案主要反映上级领导来院视察、检查、指导工作和境外知名人士来访的题词、题字等手迹材料以及其他有保存价值的实物。

人物类档案主要反映学院有较大影响的专家、教授、学院党政主要领导等档案材料。

2.综合类档案的收集整理:

学院馆藏档案均按《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》要求进行收集、立卷、分类、编号、排列,档案的收集、整理、归档,皆立足于本院,保持历年档案间的历史联系及完整与安全,馆藏档案组卷准确、目录编制规范,案卷装具按规范要求购置。学院档案馆完成对2010年度应归档文件材料共收集整理归档案卷789卷,从OA系统接录电子文件558份,通过网上传输式硬盘储存接收电子文件250份。2011年度应归档综合类文档材料共收集整理归档案卷803卷,从OA系统接录电子文接录了电子文件869份,通过网上传输式硬盘储存接收电子文件350份。2012年度应归档综合类文档材料共收集整理归档案卷919卷,从OA系统接录电子文接录了电子文件945份,通过网上传输式硬盘储存接收电子文件410份。为实施规范管理目标,学院档案馆加强前端控制和全程管理力度,加大对新校区基建项目档案资料的管理工作,建立专门的新校区基建档案室,配备专门的档案管理员,建立和落实基建档案管理制度,并及时指导、监督与检查基建项目档案资料收集归档与管理工作,防止档案材料的流失,确保学院新校区基建档案资料的完整与安全。

同时,充分利用计算机对馆藏各专业、各门类档案信息实施科学化与系统化管理,实现了多校区、各全宗档案目录信息集中统一网络化管理及档案信息资源共享。目前,档案馆馆藏100%建立了电子目录,从一九七四年至二0一二年档案案卷目录与文件目录均可用计算机进行检索。为实现数据档案馆管理目标,推进全文数据库的建设,在做好电子文件与电子目录数据备份存储的同时,完成了馆藏档案教学类中的历年学生学籍档案、招生录取名册、毕业证发放表及学生毕业照片和学院历年重要活动照片等档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作,并开展了学院2006-2012年党政发文档案的电子文件套红、格式转换及上传档案管理系统工作,基本实现了档案管理系统中学院党政发文与学生学籍等等档案信息的全文检索,实现了利用者对馆藏档案信息的快速查找,达到快速检索和方便利用的工作目标。

学院档案馆为加快馆藏档案信息化建设,充分利用“南大之星”档案管理系统软件的档案信息管理平台,实现档案管理从局域管理向网络化管理转变,并在全院近50个二级单位开通了档案归档目录录入、电子文件上传与利用窗口,使电子文件与纸质文件归档管理“双轨制”运行有序,提升了学院档案的现代化、规范化、标准化的管理水平。同时,大力加强电子文档的管理与归档工作,加强办公自动化系统应用(OA)下实行文档一体化的档案信息管理系统的建设,实现了应归档的电子文件在OA系统与档案管理系统中同步归档率的100%,并对归档的电子文件进行定期备份及脱机管理,使电子文件与纸质文件归档管理“双轨制”运行有序。大力推进档案网络平台的基本建设,扩大档案管理软件的利用率,档案馆在学院的计算机网络中心拥有独立的服务器,由学院计算机网络中心配备专职技术人员与档案馆共同维护档案信息平台的建设与网络安全。

3.编研工作与成果:

为进一步做好档案编研工作,提高馆藏档案资料的质量和利用率,变“死档”为“活档”,使档案信息充分发挥其社会效益和经济效益,我院档案馆立足本院实际,本着以学院中心工作为中心,以服务各项工作为目的,积极开展各种档案资料编研工作,推出特色编研成果,并对汇编材料的形成与作用进行研究,以彰显本院的办学特色,服务社会,服务学院工作,服务师生、服务校友,提高馆藏档案的利用率和利用效果。续编了学院2010-2012年的《大事记》、《基础数字汇编》、《组织沿革》、《发文汇编》、《规章制度汇编》、《发展规划汇编》、《机构设置汇编》、《干部任免汇编》、《职称评聘汇编》、《会议纪要汇编》等30多种编研资料及《历年规章制度目录》、《历年科研成果目录》等专题目录与各门类档案的全引目录。为更好地围绕学院“面向职教、服务职教、引领职教”的办学定位,编制了《高教职教研究汇编》、《职教国际发展论坛汇编》、《中职校长论坛汇编》、《高教职教教学研究汇编》等专题档案资料。

学院档案馆为更好地服务学校、服务师生,依据我院的办学情况,做到点面结合、材料翔实精确,继续做好特色编研工作,近三年根据学院的中心工作和主要服务对象,积极主动为学院教学科研工作的发展提供档案馆藏资料,新增编了十余种编研档案资料,如:《学院年鉴》、《学院教职工历年获国家、省级奖情况汇编》、《学生省级获奖表彰文件汇编》、《历届毕业生数汇编》、《专业设置沿革》、《新增专业批复汇编》、《课程建设文件汇编》、《本科教学年度质量报告》等档案汇编资料。为配合学院召开党代会编制了《整《历次党员(代表)大会情况》、《历任领导一览表》等汇编资料,并参与了学院五十五周年校庆校史展览布置中档案材料的收集与提供利用工作和参与汇编了《校史展览图集》。另学院档案馆为提高学生档案的利用率和快捷方便学生对档案信息的利用,在编制了《新生录取名册》、《毕业生毕业证发放名册》、《毕业生学位证发放名册》等编研资料的基础上,新增编制了《历年普通招生各专业与班级学生名册》、《历年年成人招生各专业与班级学生名册》,以满足师生的利用的要求。另为适应学院新校区的建设与规划需求,方便工作人员对有关新校区建设的项目报建与资金计划等文件的利用,档案馆充分利用馆藏档案资源,编辑了《新校区建设文件汇编》,为学院新校区的建设和发展提供了全面记录与反映新校区征地、报建、施工、竣工等工作的进程原始凭证。

学院档案馆为提高档案信息的有效服务,加大档案馆网页的建设,积极主动宣传档案馆馆藏档案信息与建设情况,同时,有力推进档案馆网络平台的基本建设,对原有的档案网站重新进行规划、设计、升级,增加了“档案编研”、“信息查询”、“网上展厅”等栏目内容,进一步完善档案馆档案信息网站的功能,通过档案网络信息化平台的建设与发展,实现了馆藏档案信息资源共享,达到了方便检索、利用和服务社会、服务学院、服务师生、服务校友的工作目的。

4.馆藏档案利用情况:

(一)2010—2013年学院档案馆工作人员,爱岗敬业,勤奋工作,努力为广大师生提供优质、高效的服务,充分利用馆藏档案资源,积极主动服务于学院的各项工作,服务师生,服务校友,服务社会,服务民生,在提高馆藏档案的利用率和利用效果等方面发挥了重要作用,也取得了一定的社会效益及经济效益,同时获得了学院领导与档案利用者的好评。2010年档案馆为师生提供档案利用320人次、469卷次、38件次;2011年档案馆为师生提供档案利用430人次、1131卷次、20件次;2012年档案馆为师生提供档案利用共计410人次、1031卷次、10件次。2013年档案馆为师生提供档案利用共计310人次、780卷次、12件次。

(二)2010—2013年在每年教师评职称、升级、升学考试工作,档案馆充分利用馆藏档案资料为各部门和教师提供了几百卷档案,复印了几千张档案材料,为教师评职称、升学、升学考试提供了强有力的支撑材料。为使档案更好地服务学生,档案馆充分利用馆藏档案信息资源,在2010—2013年为近千名学生国内升学、出国深造、办理大学生入户手续与办理身份证明与个人信息更正及毕业证补办资料查证,提供了几千卷档案资料。另在每年的专升本考试报名中,档案馆投入了大量的人力进行查询,为学院所有参加专升本学生复印录取新生名册,在保证学生顺利报名的同时也取得了一定的经济效益。同时,为搭建母校与校友联系的桥梁,帮助学院校友网的建设,2010—2013年档案馆提供了《历任学院领导》、《校友联谊会理事会机构》、《校歌》、《校训》、《历年学生毕业生集体合影集》及学生活动照片等大量的文档及照片资料,学院校友网站建成以来,现浏览已达59765人次,广泛受到校友的好评。

(三)2010--2013年在每年为新生办理入户工作中,档案馆为保卫处复印了大量的录取新生名册提供给派出所,保证了新生入户工作的顺利进行;在每年外国语学院的专四、专八考试中,为外国语学院的学生复印了大量的录取新生名册,保证学生考试工作的顺利进行;在学校学生参加全国大学生及少数民族运动会活动中,档案馆为学院体育部提供了大量的录取新生名册复印件,使学生能够顺利参赛并获得了好的成绩。

(四)2011年学院经历了院长任期经济责任审计、办学成本核算、“小金库”清理检查等三项工作的审计、评估与检查工作,档案馆工作人员积极配合学有关部门,高效利用馆藏档案信息资源,为学院圆满完成上级部门对我院财务等有关工作的审计、评估、检查工作,提供了信息资源的保障。特别是在5—8月份历时三个多月,省审计厅对我院开展的院长的任期经济责任审计工作中,学院档案馆工作人员任劳任怨,不管是休息时间,还是上班时间,积极主动,充分利用档案馆馆藏档案凭证资料,为省审计厅开展的院长任期经济审计工作中,所涉及2006—2011年中各年度、各专题档案的主要材料与支撑材料提供了完整、齐全的原始档案信息,整个审计工作历程,档案馆藏资料利用快捷、服务高效有力,保证了省审计部门对我院院长任期经济审计工作的顺利完成。另在2011—2012年在开展对二级学院院长财务经济的审计与核查工作中,档案馆工作人员积极配合学院审计和纪检部门,帮助其有关部门工作人员调阅了馆藏近五年的会计凭证档案信息,为完成学院有关部门对二级学院财务经济等有关工作的审计、调查与对案件的认定等工作,提供了原始凭证与信息资源的保障。

(五)2011—2013年为配合学院新校区的建设与规划需求,档案馆充分利用馆藏档案资源,对有关新校区建设项目的立项、报建、资金申请与供电供水工程建设等工作需要,提供了丰富的原始凭证资料。同时在学院西校区过度房的报建和住房分配方案制定过程中,档案馆工作人员积极配合学有关部门,调阅了学院房改所有规定与房改后所有未参加人员公积金支取情况材料,高效利用馆藏档案信息资源,为学院圆满完成基建和住房分配工作,提供了信息资源的保障。另在2012—2013年学院进行南校区整个校园置换给中山大学办学的前期工作和准备工作中,档案馆积极利用档案馆藏档案资料,档案工作人员查阅了原广东经济管理干部学院的所有全宗,为开展校区置换工作的工作人员调阅了全部基建档案及与有关广东经济管理干部学院当时征地、报建等基建项目的档案馆藏资料,为维护学院的经济利益与教职工的合法权力,提供了充分有力的档案资源,发挥了馆藏档案的历史凭证作用。

(六)2012年10月,在学院举行55周年校庆活动工作中,档案馆充分利用馆藏档案资源,为学院校庆办公室与校友会整理学院简介、提供了有关学院建设、发展等文件资料,并调阅几百卷教学档案和照片档案,为制作校庆宣传画册及布置校史展览厅,提供了校园校貌、建院初期老校门、学校历次更名、学院开展各项活动形成的各类文档与声像档案,丰富了编辑材料的内容和素材;为学院55周年校庆的顺利举行提供了很好的参考依据,也受到了学院领导与校友的好评。

(七)2012年,档案馆各校区利用丰富的馆藏资料,调阅了1956—2012年50多年的教学档案,重新编制了学院《各校区普通教育、成人教育、培训班学生、外国留学生历届毕业生数》,提供给相关单位和领导,受到了好评。

(八)2012—2013年,学院中层干部、科级干部任期到届,对空置岗位实行竞争上岗,档案馆为学院党委、组织部门考察中层干部提供了相关人员档案资料几百卷,为学院参与竞争上岗的干部和组织部门核实其在职期间的任职、考核、表彰以及其它与竞争上岗所有相关资料提供了有力的原始凭证,保证了学院开展的中层干部竞争上岗与科级干部的任期考核和提拔工作圆满完成。

(九)2013年6月底,学院召开第七次党代会,在会议筹备过程中,档案馆积极主动利用现有馆藏有关历届党代会资料和整理汇编的《历次党员(代表)大会情况》、《历任领导一览表》等编研材料,为组织部和党委办公室提供了大量的与党代会相关的信息,供学院现任领导和相关部门领导参阅,保证了学院第七次党员代表大会顺利召开。

(十)2013年学院为参与广州市天河区科技产业园和国际金融城配套服务建设工程,档案馆充分利用馆藏档案,查阅与复制了关于学院基建工作的各类建设批件及学院校本部与西校区各时期有关征地、规划等文件、图纸及校区各类建筑的平面图纸等,保证了学院此 项工作的正常开展。

(十一)2013年6月—7月学院在接受省教育厅组织的财政资金和会计信息质量检查工作中,档案馆积极配合学院财务处,充分利用馆藏档案资料,主动复印相关文件材料提供给学院有关部门和检查组查阅,保证了其检查工作的顺利进行。